9 voordelen en een nadeel van Microsoft Teams Rooms (MTR)
Online vergaderen is door COVID-19 in een enorme stroomversnelling gekomen. Net als het thuiswerken. De verwachting is dat deze veranderingen deels blijvend zijn. Dat vraagt om een andere manier van samenwerken en kan gevolgen hebben voor de inrichting van je kantoor. Misschien zijn er minder werkplekken nodig, maar juist meer ruimtes om online samen te werken of elkaar te ontmoeten. En hoe zorg je nu dat de overlegruimten op kantoor optimaal zijn ingericht voor samenwerking van collega’s op kantoor én deelnemers op afstand?
Een Microsoft Teams Room (MTR) maakt de combinatie van fysiek en online vergaderen heel eenvoudig. In deze blog vertel ik je meer over:
Wat is een Microsoft Teams Room?
9 voordelen van Microsoft Teams Rooms
Een nadeel van Microsoft Teams Rooms
Eenvoudig fysiek en online samenwerken
Wat is een Microsoft Teams Room?
Elke overlegruimte, klein of groot, kun je in principe inrichten als Microsoft Teams Room. Doel is dat je er online vergaderingen optimaal kunt faciliteren én optimaal kunt combineren met fysieke aanwezigen. Zo is een Microsoft Teams Room standaard voorzien van een presentatiescherm, camera en sound bar voor goed beeld en geluid. Belangrijk immers dat ieders bijdrage in een meeting goed te volgen is! Het gemak van een Microsoft Teams Room zit ‘m in de eenvoudige bediening. Er is geen laptop nodig. Via een touch screen console neem je met één klik deel aan online vergaderingen.
Een Microsoft Teams Room biedt meer voordelen. Ik zet er 9 voor je op een rij.
9 voordelen van Microsoft Teams Rooms
- Is Microsoft Teams hét platform dat binnen jouw bedrijf gebruikt wordt? Voor iedereen die al werkt met Microsoft Teams is bediening van de console in de Teams Room herkenbaar en eenvoudig.
- Vanuit de Teams Room kun je zowel geplande als ongeplande meetings starten. Ook kun je makkelijk deelnemers toevoegen als blijkt dat hun deelname gewenst is.
- Zitten mensen verdeeld over meerdere Microsoft Teams Rooms? Iedere Teams Room heeft een eigen Microsoft-licentie, dus van ruimte naar ruimte bellen was nog nooit zo makkelijk.
- Camera, luidspreker en microfoon zijn optimaal afgestemd op de ruimte zodat iedereen goed zichtbaar en verstaanbaar is. Geen gedoe dus met beeld en geluid dat telkens opnieuw moet worden ingesteld.
- De overlegruimte is niet alleen geschikt voor videovergaderen, maar ook andere Office 365 apps kun je er gebruiken en delen. Denk aan notities, whiteboards en presentaties.
- Het gebruik van een Microsoft Teams Room is veilig: er is veel aandacht voor beveiliging van de app door Microsoft. Je kunt de meeting bijvoorbeeld afsluiten voor ongewenste bezoekers en laatkomers laten wachten `in de lobby‘ voor je besluit ze toegang te geven.
- De technische faciliteiten zijn gemakkelijk op afstand te beheren voor je IT-afdeling. Bij problemen kunnen zij via de admin portal direct zien of alle onderdelen juist zijn ingeschakeld.
- Voor de inrichting van de ruimte wordt uitsluitend gewerkt met apparatuur die gecertificeerd is voor Teams. Microsoft heeft deze apparatuur uitgebreid getest.
- Een Microsoft Teams Room is toekomstbestendig. Nieuwe features en updates in Office 365 worden automatisch uitgerold naar alle Microsoft Teams Rooms.
Een nadeel van Microsoft Teams Rooms
Maak je veel gebruik van andere meetingplatforms zoals bijvoorbeeld Google Hangouts of Cisco Webex? Daarvoor is een Microsoft Teams Room niet bij uitstek geschikt. Al staat ook hier de ontwikkeling niet stil. Het is inmiddels al mogelijk om een Zoom-meeting bij te wonen via Microsoft Teams.
Eenvoudig fysiek en online samenwerken
Nu het steeds gebruikelijker wordt om vanaf verschillende locaties online samen te werken is het prettig als je kantoor faciliteiten biedt die dat optimaal ondersteunen. Slecht beeld en geluid zijn niet voor niets de grootste ergernissen als het gaat om online presenteren en vergaderen. Bovendien hebben we allemaal gemerkt dat ook de beleving belangrijk is. Een Microsoft Teams Room is een echte ontmoetingsruimte, waar zowel de fysieke als online aanwezige deelnemers maximaal gefaciliteerd worden om goed te kunnen samenwerken. Dat komt de aandacht en actieve deelname tijdens een overleg ten goede.
Een Microsoft Teams Room biedt professionele, gebruiksvriendelijke oplossingen om comfortabel en efficiënt te vergaderen met mensen op verschillende locaties. Is jouw kantoor al klaar voor ‘het nieuwe werken’?
Wil je meer weten over de mogelijkheden voor jouw kantoor? Ik denk graag mee over de beste oplossing voor jouw wensen. Neem gerust contact op voor een vrijblijvende afspraak.
Ja, neem contact met mij op om de mogelijkheden te bespreken
