Onvergetelijke totaalbeleving van je evenement
Bij het organiseren van een evenement denkt iedereen aan de voor de hand liggende zaken. Waarom doen we het? Wie nodigen we uit? Waar
zullen we het houden? Welk budget is beschikbaar? Enzovoort, enzovoort.
We maken een planning, maken afspraken met collega’s en leveranciers en werken toe naar het evenement. Wat er technisch mogelijk is om van een evenement een onvergetelijke beleving te maken, is vaak onvoldoende bekend.
Daarom denken we er in het begin van het project vaak niet aan, want onbekend maakt onbemind. Soms besteden we er tegen de deadline nog wat tijd en budget aan, soms wordt er helemaal niet aan gedacht. Jammer, want een techniekplan waar op tijd over wordt nagedacht vormt de kers op de taart voor je evenement. Zowel in de totaalbeleving van het evenement als in rust in je planning in de aanloop naar je evenement.
Wat houdt dat in, technische ondersteuning van een evenement?
Bij elk evenement komt techniek om de hoek kijken. Dit wordt verdeeld in drie categorieën:
- Licht
- Beeld
- Geluid
Voor een optimale totaalbeleving is het belangrijk dat deze drie zaken naadloos op elkaar aansluiten. Wij zijn dagelijks bezig met het aankleden van evenementen. Licht, beeld en geluid hebben geen geheimen voor ons. Wij adviseren je graag over je mogelijkheden en zijn je partner bij wie je altijd terecht kunt met vragen. Hoe eerder je ons betrekt bij je plannen, hoe beter we kunnen inspelen op je wensen en hoe beter je in elk stadium weet waar je aan toe bent.
Wij regelen naast de technische faciliteiten op locatie ook de op- en afbouw en ondersteuning tijdens het evenement als je dat wil.
Moet mijn evenement een minimale 'grootte' hebben?
Nee hoor, dat hoeft helemaal niet. Of je nu een presentatie voor je personeel op je eigen locatie wil verzorgen, een congres op een externe locatie voor 250 man of een netwerkborrel in een pop up locatie voor een select gezelschap, voor elk evenement is een geschikte aankleding te maken.
Op het gebied van techniek kan eigenlijk alles. Er wordt niet voor niets vaak gezegd “de techniek staat voor niets”. Denk niet direct dat wat je wil, vast onmogelijk is. Of dat het moeilijk is of hoge kosten met zich meebrengt. Natuurlijk speelt het beschikbare budget een grote rol in wat er uiteindelijk gerealiseerd kan worden. Er is vaak veel meer mogelijk dan je denkt.
Met welk budget moet ik rekening houden?
Op deze vraag is helaas geen eenduidig antwoord te geven. Het is daarom verstandig in een vroeg stadium in overleg te gaan. Wij helpen je met het vertalen van je wensen naar een financieel voorstel. Daarmee worden ook de kaders van het budget scherp gesteld. Hier zullen misschien meerdere gesprekken over gevoerd moeten worden, maar uiteindelijk weet je precies waar je aan toe bent. Dit geeft rust in je projectplanning en voorkomt stress en extra kosten tijdens de opbouwfase omdat vooraf aan alle aspecten is gedacht.
Tip: stel veel vragen
Voor ons is techniek dagelijkse kost. We hebben een goed beeld van de mogelijkheden en de bijbehorende kosten. Geen nood als je hier niet in thuis bent. Geef aan wat je wensen zijn en stel veel vragen over de consequenties voor het budget. Wij kunnen je dan goed adviseren. Door dit soort gesprekken blijkt vaak dat er veel meer mogelijk is dan je denkt. Vaak ook tegen lagere kosten.
Welke zaken moet ik zelf nog regelen?
Ook dit is helemaal afhankelijk van de keuzes die je maakt. Je kunt alleen de apparatuur huren. Of je besteedt alles aan ons uit. Wij verzorgen dan de installatie, bediening en afbouw. Dit laatste kost misschien wat meer geld maar heeft zeker ook voordelen:
- Meer rust in de aanloop naar je evenement omdat je zeker weet dat er specialisten bezig zijn met de techniek.
- Storingen of onvoorziene zaken die direct opgelost moeten worden tijdens het evenement, kun je aan ons uitbesteden.
- Je kunt je als organisator bezig houden met andere zaken die last minute nog je aandacht nodig hebben.
The sky is dus echt the limit als het gaat om technische ondersteuning van je evenement. Door ons in een vroeg stadium in te schakelen, haal je het maximale uit je budget. Je profiteert van onze kennis en expertise, weet waar je aan toe bent en bespaart geld omdat je het efficiënter en effectiever in kunt zetten.
Dit geeft je rust in de aanloop naar je evenement en zorgt ervoor dat jij je kunt richten op al die andere zaken die je aandacht nodig hebben bij de organisatie van je evenement.
Nieuwsgierig geworden naar wat we voor jou kunnen betekenen?